Die OeKB bietet auch depotführenden Banken einfache Lösungen rund um HV Abwicklungsprozesse, insbesondere zum effizienten Übermitteln von Depotbestätigungen.
Depotführende Banken können Depotbestätigungen zu allen Hauptversammlungen österreichischer Unternehmen an die OeKB senden. Unabhängig von der Beauftragung durch den jeweiligen Emittenten stellt die OeKB sicher, dass die Depotbestätigungen rechtzeitig an die richtige Stelle gelangen.
Unterstützung bei der Abwicklung von Anmeldungen
- AktRÄG konforme Entgegennahme der Depotbestätigungen/Anmeldungen per
- SWIFT
- HV Onlinesystem (Upload CSV-File über HV Onlinesystem)
- E-Mail (CSV-File als Anhang; mit fortgeschrittener Signatur)
- Fax
- Brief
Abgleich mit Anmeldungen
Vorläufige Online-Anmeldungen zur Hauptversammlung werden mit Depotbestätigungen abgeglichen.
Neuer SWIFT Standard
Mit dem von SWIFT speziell für die neuen Anforderungen entwickelten ISO 20022 Standard "Proxy Voting" gibt es eine ausgereifte technische Lösung, die für eine einfache Abwicklung aller Prozessschritte sorgt. Durch diesen neuen Standard lassen sich alle HV-relevanten Informationen zu Einberufung, Depotbestätigung, Stimmrechtsvertretung bis hin zu Abstimmungs-Weisungen mit minimalem Aufwand weiterleiten. Daraus ergeben sich risikoärmere, ressourcenschonende und für Kunden von depotführenden Banken komfortablere Abläufe.
Das Dokument Überblick SWIFT ISO 20022 Standard enthält Informationen zu den unterschiedlichen Nachrichtentypen.
Alternative zu SWIFT Standard: CSV-Format
Für die effiziente Übermittlung von Depotbestätigungen auch außerhalb von SWIFT dient das von OeKB definierte CSV-Format. Das Format spiegelt die Struktur von SWIFT-Depotbestätigungen (ISO 20022) wider. Damit erstellte Files können über das HV Onlinesystem hochgeladen werden. Um der gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform zu genügen, muss danach nur noch die Übermittlung per Fax bestätigt werden. Alternativ können depotführende Banken die Datei auch per E-Mail (mit fortgeschrittener Signatur) an hv.anmeldung@oekb.at übermitteln. Die Formatbeschreibung inklusive Regeln zur Befüllung und eine Vorlage für die Faxbestätigung finden Sie im Downloadbereich.
Vorteile für depotführende Banken
- Rechtskonforme Umsetzung des AktRÄG 2009
- Unkomplizierte und IT-unterstützte Generierung von Weisungsspiegeln für das Proxy Voting
- Möglichkeit des ressourcenschonenden "Proxy Voting" durch elektronische Fernabstimmung, wenn vom Emittenten angeboten
- Zeitsparende und unkomplizierte Übermittlung von Depotbestätigungen an Emittenten
- Personalschonende und papierlose IT-Lösung ermöglicht Kostenersparnisse durch gezieltes Outsourcing
- Prozessvereinfachungen durch bedarfsgerechte Anbindung an bankeigene Systeme sowie einheitliche Kommunikation über Bankenschnittstellen und SWIFT
- Risikominimierung durch das Vermeiden manueller Arbeitsschritte
Die wichtigsten Fristen im Überblick
Welche Fristen Emittenten einhalten und welche Maßnahmen Emittenten, Aktionäre und Depotbanken setzen müssen, zeigt diese Grafik. Sie öffnet bei Klick in einem neuen Fenster.